Il procurement oltre lo status quo 🚀

Per decenni il Procurement è stato visto come una funzione di supporto, orientata al controllo dei costi e all'operatività quotidiana. Spesso relegato a semplice "Logistica 2.0" che assicura, soprattutto in contesti industriali, che la merce arrivi nei tempi e modi concordati secondo i piani di produzione. Questo "declassamento" è sempre stato tipico delle PMI, che non hanno mai vissuto temi di urgenza e complessità tali da revisionare il proprio approccio operativo.

Oggi però il contesto è mutato drasticamente. Tra volatilità dei prezzi, tensioni geopolitiche e pressioni sulla supply chain, il Procurement si trova al centro della complessità aziendale anche in realtà di dimensioni inferiori al mondo enterprise. In questo scenario, gli uffici acquisti non possono più permettersi un ruolo passivo: devono diventare una leva strategica di protezione e creazione di valore, guidando l'innovazione e la resilienza dell'impresa.

Ma come compiere questo balzo in avanti senza forzare un cambio culturale ed educativo massivo di tutta la forza lavoro? L'AI agentica verticalizzata sul procurement può essere la risposta concreta (ed oramai obbligatoria) che consenta a tutte le realtà, PMI comprese, di fare un salto quantico. 📈

Cos'è l'AI agentica e perché è diversa 🤖

Con AI agentica (agentic AI) si intendono sistemi digitali basati su intelligenza artificiale generativa in grado di interagire autonomamente con strumenti e tecnologie messi loro a disposizione. In pratica, un agente AI è come un BOT potenziato da LLM (large language model) che, potendo accedere ad informazioni e strumenti specifici (ricerca web, accesso a software aziendali), può prendere decisioni ed eseguire compiti complessi con minimo intervento umano.

McKinsey definisce questi agenti come veri e propri "colleghi virtuali" capaci di completare flussi di lavoro multi-step. La differenza fondamentale? Invece di limitarsi a fornire risposte (come fa un classico chatbot), l'AI agentica può pianificare attività, usare strumenti online, collaborare con persone o altri agenti e portare a termine processi completi in autonomia.

Questa evoluzione, resa possibile dai recenti progressi dell'AI generativa, apre opportunità prima impensabili, trasformando digitalmente ed economicamente dipartimenti ad alta operatività in centri strategici ad alto valore aggiunto. ⚡

Dalla funzione passiva al "nervo" strategico 💡

Implementare agenti AI in ambito Procurement significa ripensare al ruolo stesso che questa funzione ricopre. Non più un reparto ingessato da procedure statiche e approvazioni lente, ma un nervo strategico dell'azienda, con decisioni in tempo reale supportate dai dati.

Secondo un'indagine McKinsey citata da EdgeVerve, il 90% dei leader d'impresa sta già utilizzando o pianificando di adottare soluzioni di AI agentica per ottimizzare il procurement – un chiaro segnale che la trasformazione è in atto. Le organizzazioni pioniere stanno convertendo gli acquisti da centro di costo a centro di valore, grazie a reti di agenti intelligenti che orchestrano decisioni e operazioni a velocità un tempo impensabili.

Il risultato? L'AI sta raddoppiando il ritorno sugli investimenti. Un sondaggio della stessa società di consulenza strategica indica che il 50% delle aziende che hanno impiegato AI nel procurement ha visto raddoppiare l'ROI ottenuto. Ciò avviene perché gli agenti AI liberano i team umani dalle attività ripetitive e frammentate, permettendo ai buyer di concentrarsi su strategie di fornitura, innovazione con i fornitori e gestione del rischio.

Come nota provocatoriamente un report McKinsey del 2025: a questo punto la domanda non è più se le organizzazioni adotteranno agenti AI, ma quanto velocemente lo faranno. Chi abbraccia per primo questo cambiamento avrà un chiaro vantaggio competitivo. 🏆

Casi d'uso concreti dell'AI nei processi di acquisto 🛠️

• Analisi della spesa e Category management avanzato 📊

Agenti AI setacciano dati di spesa, contratti, specifiche di prodotto e informazioni di mercato, offrendo insight immediati ai responsabili acquisti. I category agent possono fornire ogni mattina un briefing su andamenti dei prezzi delle materie prime, notizie sui fornitori e opportunità di risparmio, facendo risparmiare ore di lavoro analitico ai category manager.

McKinsey osserva che questi agenti stanno già aumentando il valore generato dal procurement di un ulteriore 5-20%, con miglioramenti di efficienza tra il 15 e il 30%. Un'azienda manifatturiera metalmeccanica ha implementato agenti automatici di category management ottenendo un risparmio del 4-6% sui costi, oltre a significativi guadagni di efficienza nel processo.

• Sourcing autonomo e negoziazioni AI-driven 🤝

Una delle applicazioni più rivoluzionarie (e meno distopiche di quanto si pensi) è l'utilizzo di agenti AI per condurre trattative con i fornitori. Il colosso Walmart sta sperimentando un agente negoziatore per contrattare automaticamente con alcuni vendor su termini e prezzi.

Il dato sorprendente? Ben 3 fornitori su 4 preferiscono negoziare con l'AI invece che con un buyer umano. Questo perché l'agente è imparziale, rapido, e orientato ai dati - elimina l'elemento emotivo e arriva subito al sodo, trovando l'accordo ottimale.

• Automazione operativa quotidiana ⚙️

Molte attività amministrative e ripetitive del ciclo source-to-pay possono essere delegate ad agenti AI: inviare RFP ai fornitori, raccogliere e confrontare preventivi, inserire ordini nel gestionale (ERP), verificare giacenze e consumi, sollecitare consegne, fino a gestire scambi documentali senza intervento umano.

Sono task a basso valore aggiunto che oggi occupano gran parte delle giornate dei buyer nelle PMI. Un agente AI ben addestrato può svolgerli in autonomia 24/7, con precisione e velocità superiori. La startup italiana Compri.ai ha sviluppato una suite di agenti che gestiscono automaticamente comunicazioni con fornitori, scambi di documenti e aggiornamenti in ERP, eliminando il lavoro ripetitivo e lasciando al team acquisti solo le decisioni ad alto impatto.

• Gestione dei rischi e compliance in tempo reale 🔍

L'AI agentica può fungere da sentinella costante sulla filiera. Integrando fonti dati esterne (notizie, punteggi di rischio finanziario dei fornitori, indicatori ESG) con i dati interni, un agente può monitorare in tempo reale segnali di potenziali rischi: ritardi logistici, crisi di un fornitore critico, variazioni anomale nei prezzi delle commodity, nuovi dazi o normative.

Un agente AI può vigilare su news e social media e segnalare se un partner strategico sta affrontando problemi finanziari o reputazionali, in modo che il procurement possa attivare un piano B. Allo stesso modo, può setacciare documenti e normative per assicurare la conformità degli acquisti, evitando di trattare con fornitori sanzionati o non conformi alle policy aziendali.

Principio chiave: l'AI agentica aumenta le capacità dell'ufficio acquisti, anziché sostituirlo in chiave fantascientifica distopica. 🛡️

Vantaggi tangibili per le PMI manifatturiere 🏭

Le grandi imprese già da anni investono in soluzioni digitali per il procurement, ma spesso le PMI industriali sono rimaste indietro, frenate da risorse limitate e sistemi legacy. L'AI agentica rappresenta per le PMI un'occasione unica di colmare questo gap e fare un salto di qualità competitivo.

• Efficienza operativa e produttività ⚡

BCG stima che le funzioni procurement che impiegano l'AI possono eliminare fino al 30% delle attività operative per i team. Gli agenti AI lavorano instancabilmente, riducendo errori ed evitando colli di bottiglia (niente più approvazioni bloccate perché "Tizio è in ferie").

• Riduzione dei costi e ottimizzazione della spesa 💰

Secondo BCG, l'uso dell'AI nel procurement consente di ridurre i costi complessivi dal 15% fino al 45% (variabile a seconda della categoria merceologica). Una piattaforma agentica ben configurata può segnalare anomalie di prezzo, consolidare ordini frammentati ed evitare acquisti fuori contratto, con risparmi immediati. Compri.ai, mirata alle PMI manifatturiere, dichiara di riuscire a generare risparmi annui attorno al 10% grazie alla gestione ottimizzata della spesa.

• Riduzione dei rischi e maggiore resilienza 🛡️

Agenti AI possono monitorare costantemente rischi di fornitura, fluttuazioni dei prezzi e indicatori di performance dei vendor, fornendo una sorta di early warning system. Ciò consente alle PMI di anticipare i problemi invece di subirli, evitando multe fino al 5% del fatturato annuale per inadepienze di compliance (si pensi ai rischi della normativa CBAM).

In definitiva, l'AI agentica dà alle PMI industriali gli "occhi" e le "braccia" per gestire acquisti complessi con la stessa abilità di aziende molto più grandi. Si tratta di un livellamento del campo da gioco senza precedenti: le piccole e medie imprese possono dotarsi di "superpoteri" di procurement prima riservati ai colossi con budget IT milionari. 🦾

Conclusioni: una nuova era per gli acquisti PMI 🌟

L'applicazione dell'AI agentica nel procurement rappresenta per le piccole e medie imprese manifatturiere un'occasione storica per ripensare il proprio ruolo e impatto. Da funzione reattiva, limitata a "comprare bene" quello che altri hanno deciso, il procurement può elevarsi a regista strategico della crescita aziendale.

La trasformazione è già in atto: chi la abbraccerà per primo avrà un vantaggio competitivo decisivo nel mercato di domani. 🚀

Fonti: McKinsey & Company; Gartner; Boston Consulting Group; Deloitte; EdgeVerve; Bloomberg; TechFundingNews (Compri.ai).