Documentazione
Capitolato Tecnico Funzionale
Questo documento descrive le funzionalità della piattaforma Compri. Include tutti i moduli presenti in Compri, non solo quelli acquistati. Per i moduli inclusi in questa offerta, far riferimento al contratto.
Ultimo aggiornamento: 04/09/2026
1. Contesto e obiettivi
Compri è una piattaforma di Procurement che automatizza i processi di acquisto attraverso Agenti AI: gestisce ordini, qualifica fornitori, monitora le conferme d'ordine e gestisce la documentazione tecnica. Si integra con i sistemi ERP esistenti e si affianca al team acquisti senza sostituirne i processi.
Note: Questo documento include tutti i moduli presenti in Compri, non solo quelli acquistati. Per i moduli inclusi in questa offerta, per favore far riferimento al contratto.
2. Architettura della piattaforma: 5 moduli
Compri è organizzata in 5 moduli. Ogni modulo è presidiato da un team di agenti AI e contiene al suo interno più sottomoduli, che rappresentano le funzionalità operative effettivamente utilizzate dagli utenti.
Intelligence Backbone è il modulo core: viene attivato automaticamente una volta completata l'integrazione dati e costituisce la base su cui poggiano tutti gli altri. Gli altri 4 moduli sono modulari e vengono attivati in base al perimetro definito a contratto.
| Modulo | Tipo | Cosa fa | Sottomoduli |
|---|---|---|---|
| 1. Intelligence Backbone | CORE 7 agenti | Legge spesa, documenti e dati fornitori. Fa emergere saving, anomalie e rischi prima che impattino il P&L. È l'unica fonte di verità, sempre aggiornata | Cowork · Documents · Analytics · Vendor Management · Price Intelligence · Insights · Budget |
| 2. Intake Orchestration | Modulare 5 agenti | Cattura le richieste da qualsiasi canale, le classifica e le instrada con tutto il contesto al buyer o al team corretto | Intake (RDA) |
| 3. Smart Sourcing | Modulare 6 agenti | Suggerisce i fornitori migliori, gestisce le RFQ, sollecita chi non risponde, consolida e confronta le offerte | Request for X · Supplier Scouting · Contracts · Price lists |
| 4. Compliance Co-Pilot | Modulare 4 agenti | Qualifica i fornitori, ne valuta il rischio e mantiene ogni certificazione e contratto audit-ready | Onboarding · Compliance |
| 5. Supply Chain Automation | Modulare 9 agenti | Invia gli ordini, sollecita i fornitori, verifica le conferme d'ordine, notifica i buyer e aggiorna l'ERP | Order Management · Transport Docs · 3-way matching |
Info
🗓️ Sottomoduli a roadmap.
Alcuni sottomoduli sono in rilascio programmato: Transport Docs (Q4 '26), Supplier Scouting, Contracts, Price lists e 3-way matching (Q1 '27). Sono descritti in questo documento e segnalati puntualmente nelle rispettive sezioni.
3. Modulo 1 — Intelligence Backbone (core)
Una fonte di verità unica e sempre aggiornata. Dai movimenti di prezzo ai saving individuati dall'AI, con raccomandazioni tracciabili.
Questo modulo è alimentato dai dati sincronizzati dall'ERP e dalle informazioni generate nei moduli operativi. L'AI permette di interrogare tutti i dati in linguaggio naturale.
3.1 Cowork
Feed di attività in tempo reale di task, notizie e rischi, dove persone e agenti lavorano insieme. Cowork include il Procurement AI Assistant, l'interfaccia conversazionale sempre attiva con cui l'utente interroga i dati e fa eseguire azioni agli agenti.
Feed operativo e task
| Funzionalità |
|---|
| Home page operativa con gli obiettivi della giornata: task generati dagli agenti su ordini, insight, news, onboarding e compliance, raggruppati per area e priorità |
| Contatori di attività live: azioni AI processate, righe d'ordine in ritardo, documenti in scadenza, RDA in approvazione, quotazioni inviate, check di compliance attivi |
| Ogni task riporta l'origine (conferma d'ordine, notifica, survey compliance, news) ed è collegato all'entità di riferimento per l'approfondimento in un click |
| Gestione collaborativa dei task: assegnazione, presa in carico, risoluzione e archivio dei task risolti |
| Comandi salvati e azioni suggerite per le domande ricorrenti (es. ordini in arrivo imminente, fornitori con performance sotto soglia) |
Procurement AI Assistant
L'assistente è disponibile in tutta la piattaforma e conosce il contesto della pagina in cui si trova l'utente.
| Funzionalità |
|---|
| Interrogazione dei dati di procurement tramite linguaggio naturale (domande su ordini, fornitori, prezzi) |
| Generazione insight e sintesi descrittive su performance, variazioni prezzi, anomalie |
| Supporto alla preparazione delle negoziazioni (brief storico fornitore, confronto offerte) |
| Esecuzione di task operativi (ricerca fornitori, redazione email, comparazione documenti) |
| Spiegabilità delle risposte tramite collegamento ai dati e metriche originali |
| Context-awareness: l'assistente conosce la pagina e l'entità in cui si trova l'utente (fornitore, ordine, articolo, insight) e risponde in modo preciso senza spiegazioni manuali |
| Analisi dei documenti caricati in piattaforma |
| Grafici interattivi in chat: generazione automatica di grafici (barre, linee, torta, scatter) con drill-down cliccando sugli elementi |
| Accesso allo storico email analizzate e alle conferme d'ordine: ricerca conferme, verifica stato ordini, riepilogo per fornitore in linguaggio naturale |
| Azioni dirette dalla chat: creazione e aggiornamento task, composizione e invio email con UI di preview e conferma prima dell'invio |
| Modifica degli insight dalla chat: l'assistente ri-verifica i dati, mostra il calcolo aggiornato e modifica l'insight solo dopo conferma esplicita dell'utente |
| Supporto multilingua: risposte nella lingua dell'utente in tutte le azioni inclusi i pulsanti di azione suggeriti |
3.2 Documents
Ogni documento fornitore in un unico posto, auto-classificato dagli agenti di Compri, con tracciamento delle scadenze.
| Funzionalità |
|---|
| Elenco di tutti i documenti utilizzati in Compri |
| Richiamo dei documenti quando serve senza necessità di nuovo caricamento dal proprio computer |
| Categorizzazione dei documenti per tipologia |
| Gestione di eventuali date di scadenza dei documenti con relativi alert e reminder ai fornitori |
| Documenti raccolti tramite onboarding o survey compliance salvati automaticamente nell'anagrafica fornitore con categorizzazione e generazione di un task in homepage |
| OCR avanzato: estrazione accurata da PDF multi-pagina, incluse note di consegna a piè di pagina applicate correttamente a tutte le righe d'ordine |
3.3 Analytics
Una visione sempre aggiornata dei KPI chiave di procurement (spesa, ordini, OTD, In Full, flussi di cassa).
| Funzionalità |
|---|
| Dashboard "Ordinato vs Consegnato" con analisi delle quantità ordinate e consegnate, includendo KPI di ritardo, avanzamento e variazioni per categoria, buyer e fornitore |
| Visualizzazione dei volumi economici e quantitativi per categoria, commodity, buyer e fornitore, con drill-down fino al singolo ordine o documento |
| Filtri temporali personalizzabili (intervalli data, mensile, trimestrale, annuale) applicabili a tutte le viste analitiche |
| Indicatori sintetici di performance fornitori (puntualità, scostamenti, non conformità, contestazioni) |
| Esportazione dati in formato Excel, CSV e PDF per reportistica offline |
| Integrazione con AI Assistant per generazione di insight descrittivi, sintesi trend e interrogazioni in linguaggio naturale |
3.4 Vendor Management (e Vendor Rating)
Gestione fornitori centralizzata con rating costruito da storico e performance, arricchito da fonti dati esterne (D&B, Ecovadis, news di mercato).
| Funzionalità |
|---|
| Albo fornitori con anagrafica centralizzata e deduplica dei record |
| Mappa dei fornitori con visualizzazione geografica e filtro per area |
| Scheda fornitore con dati legali, contatti, categorie, documenti e certificazioni |
| KPI aggregati per fornitore: spesa totale, puntualità consegne, non conformità, contestazioni |
| Vendor Rating basato su criteri personalizzabili e pesi configurabili (KPI interni, valutazioni esterne, documenti) |
| Analisi storica e trend della performance su intervalli temporali selezionabili |
| Accesso ad azioni AI per sintesi della performance, alert su calo rating, suggerimenti correttivi |
| Note su ogni fornitore con log di eventi, modifiche, note organizzate da AI che legge le note ed estrae eventuali alert |
| Creazione nuovo fornitore direttamente da Compri (nome, P.IVA, indirizzo, valuta, categorie, termini di pagamento) senza passare dall'ERP |
| Stato di qualifica fornitore (qualificato/non qualificato): visibile su lista e scheda, aggiornato automaticamente al completamento dell'onboarding |
| Gestione contatti fornitore nella scheda dedicata con aggiunta, modifica, eliminazione |
| Indicazione dello stato di compliance sulla lista fornitori con stato documentale per verificare se ci sono certificazioni scadute |
| Possibilità di invio alert ai fornitori in caso di certificazioni in scadenza |
3.5 Price Intelligence (Items)
Tracciamento dell'evoluzione dei prezzi per ogni categoria, fornitore e articolo, anche a confronto con i benchmark di mercato (es. materie prime).
| Funzionalità |
|---|
| Analisi trend prezzi per commodity su dati ordinato e fatturato |
| Drill-down su singolo articolo o fornitore con andamento prezzi e volumi associati |
| Segnalazione di dati incoerenti (valori fuori range) con possibilità di correzione |
| Calcolo indice sintetico di trend prezzi per categoria o commodity |
| Modulo Categorie: per ogni categoria merceologica, speso ordinato/ricevuto/fatturato, classificazione ABC, PPV, numero linee e fornitori. Ricercabile, filtrabile, esportabile con colonne personalizzabili |
| Integrazione indici commodity per confronto dei prezzi di acquisto con i benchmark di mercato |
| Note collaborative sull'articolo (es. "da rinegoziare a breve con il fornitore") con autore e data, visibili a tutto il team |
| Vista dei fornitori associati a ciascun articolo per abilitare il confronto e la negoziazione |
| Possibilità di integrazione con dati Cribis, D&B o altri provider esterni, acquistati separatamente dal cliente |
3.6 Insights
Scansione AI continua della spesa gestita, con opportunità di saving tradotte in raccomandazioni concrete e tracciabili.
| Funzionalità |
|---|
| Opportunità identificate da AI che scansiona costantemente i dati di spesa e i documenti |
| Suggerimenti da AI in base a best practice o regole di ingaggio specifiche definite dai clienti |
| Centralizzazione e monitoraggio di iniziative di saving con tracciamento end-to-end |
| Distinzione tra saving stimato (Estimated Savings) e saving effettivamente catturato (Captured Savings) su ogni insight |
| Ciclo di vita dell'insight con stati gestibili (es. da valutare, in corso, chiuso) e categorizzazione per tipologia (es. allineamento a mercato) |
| Feedback loop sull'utilità dell'insight con storico dei feedback, per migliorare progressivamente le raccomandazioni |
| Azioni suggerite contestuali su ogni insight: prossimi passi, motivazione della rilevanza, metodo di stima del saving, rischi e possibili blocker |
| Reportistica centralizzata |
| Note collaborative per favorire la comunicazione tra i buyer |
| AI News Agent: raccolta automatica settimanale di notizie rilevanti per il cliente, personalizzate per mercato e settore, visibili come task nella Home Page |
3.7 Budget
Gestione dell'allocazione delle risorse per categoria e reparto, con monitoraggio di spesa e sforamenti a colpo d'occhio.
| Funzionalità |
|---|
| Definizione del budget per categoria merceologica e per reparto/centro di costo |
| Monitoraggio in tempo reale del consumato rispetto all'allocato, alimentato dai dati di ordinato e fatturato |
| Evidenza immediata degli sforamenti e delle categorie a rischio di superamento |
| Collegamento con il flusso RDA per la verifica della capienza a budget in fase di richiesta d'acquisto |
4. Modulo 2 — Intake Orchestration
Trasforma le richieste in richieste d'acquisto strutturate, instradate ai giusti approvatori.
4.1 Intake (RDA)
Generazione conversazionale delle richieste d'acquisto, con monitoraggio dello stato in tempo reale e notifica agli approvatori competenti.
| Funzionalità |
|---|
| Creazione e gestione richieste d'acquisto con supporto a prodotti e servizi, con campi personalizzabili |
| Assistenza guidata tramite AI per la compilazione corretta delle richieste: l'utente descrive il bisogno in chat e l'assistente compila automaticamente il form |
| Creazione guidata per step (Informazioni, Grafico, Riepilogo) con campi strutturati: progetto, priorità, valuta (EUR, USD, GBP, CHF), descrizione, note, centro di costo, luogo di consegna e dettagli custom |
| Gestione di workflow approvativi configurabili con logiche differenziate |
| Monitoraggio in tempo reale dello stato iterativo della richiesta (in attesa, approvata, respinta, richiesta integrazione), con tracciamento dei passaggi e dei responsabili |
| Log attività e storico revisioni della richiesta, comprensivi di modifiche, commenti interni e allegati |
| Note dell'approvatore in fase di approvazione o rifiuto, visibili nella card RDA e nelle email di notifica |
| Email di approvazione sequenziali: ogni livello viene notificato solo dopo la conferma del precedente |
5. Modulo 3 — Smart Sourcing
Gestione degli eventi di sourcing in un unico posto, per scegliere sempre l'offerta migliore.
5.1 Request for X — RFQ / Gare d'offerta
Centralizzazione delle richieste di offerta, confronto tra fornitori in tempo reale e storico delle offerte per scegliere sempre la migliore.
| Funzionalità |
|---|
| Creazione richieste di offerta (RFQ) con parametri economici e tecnici |
| Flusso guidato in step: Generale, Articoli, Fornitori, Invio mail, Quotazioni |
| Caricamento singolo o massivo di item, codificati e non, da includere nella gara |
| Invito fornitori con suggerimento dell'AI |
| Invio richiesta e raccolta risposte con centralizzazione nel sistema |
| Confronto comparativo delle offerte con criteri oggettivi: vista affiancata di prezzo, quantità, data di consegna, extra di riga e scostamenti di specifica per ciascun fornitore rispetto alla richiesta iniziale |
| Evidenza automatica della miglior offerta per riga ed esportazione del comparativo |
| Inserimento articoli non ancora codificati (nome + descrizione) in fase di creazione RFQ, senza necessità che l'articolo sia presente a sistema |
5.2 Supplier Scouting (rilascio Q1 '27)
| Funzionalità |
|---|
| Identificazione e scouting di fornitori per nuove opportunità di cooperazione in modo rapido ed efficiente, superando i limiti del parco fornitori esistente |
| Supporto dell'AI per cui l'utente può inserire query in linguaggio naturale per descrivere esattamente ciò di cui ha bisogno |
| Compri interroga un database proprietario costantemente arricchito tramite lo scraping dei siti web aziendali e l'integrazione di nuove fonti di mercato |
| Filtri avanzati sui risultati di ricerca (area geografica, certificazioni, capability tecniche) |
5.3 Contracts (rilascio Q1 '27)
| Funzionalità |
|---|
| Bacheca intelligente che permette di visualizzare e filtrare i contratti in base al loro stato operativo |
| Storico contrattuale con accesso immediato a tutti i documenti passati per ogni fornitore |
| Possibilità di pianificare interventi specifici sui contratti (es. caricamento nuovi documenti, solleciti) |
| Analisi dei contenuti con AI con analisi delle clausole chiave, proposta di miglioramenti o punti di tutela |
| Generazione automatica di riassunti che evidenziano date di scadenza, termini di preavviso (es. 60 giorni per il recesso) e costi previsti |
5.4 Price lists (rilascio Q1 '27)
| Funzionalità |
|---|
| Gestione centralizzata dei listini fornitore con periodo di validità e versioning |
| Confronto tra listino concordato e prezzi effettivamente applicati su ordini e fatture, con evidenza degli scostamenti |
| Alimentazione automatica di Price Intelligence e Insights per il presidio delle condizioni negoziate |
6. Modulo 4 — Compliance Co-Pilot
Qualifica dei fornitori e controllo delle certificazioni, in modo collaborativo.
6.1 Onboarding
Centralizzazione delle qualifiche fornitore in un unico posto, con avanzamento tracciato in modo collaborativo da tutto il team.
| Funzionalità |
|---|
| Onboarding digitale: il fornitore riceve un link, compila il questionario e carica i documenti senza registrarsi alla piattaforma |
| Avvio rapido dell'onboarding: creazione di un nuovo onboarding con responsabile, ragione sociale, email e contatto aziendale, partita IVA |
| Flow configurabili per categoria: flussi distinti per fornitore diretto, indiretto, critico con sezioni e campi obbligatori differenziati |
| Reviewer per sezione: responsabili diversi per area (Qualità, Ambiente, Finance) con workflow Accept / With Reserve / Decline |
| Punteggio e validità: scoring per area, overall check e data di scadenza dell'onboarding |
| Monitoraggio avanzamento: percentuale di completamento per fornitore, evidenza delle risposte mancanti, azioni rapide di invito, sollecito e chiusura |
| Output PDF riepilogativo: documento scaricabile con risposte, valutazioni e log approvativo |
| AI scansione documenti: verifica automatica validità dei documenti caricati (es. certificato ISO scaduto). Suggerimenti accetta/rifiuta |
| Documenti riservati (INT): area interna per report audit e note non condivise col fornitore |
| Modifica delle categorie associate all'onboarding in corso con aggiornamento automatico delle domande del questionario |
| Pre-caricamento documenti standard: documenti ricorrenti pre-caricati di default per ogni nuovo onboarding (es. visure, DURC, ISO) |
| Reviewer di default configurabili per ogni sezione |
| Link all'albo fornitori automatico al completamento: il sistema collega l'onboarding all'anagrafica fornitore tramite P.IVA, lo marca come qualificato e propone di crearlo se non esiste |
6.2 Compliance
Automazione dell'ingaggio dei fornitori per raccogliere informazioni e gestire le certificazioni (es. ISO, DURC, CBAM, CSDDD).
| Funzionalità |
|---|
| Dashboard compliance: stato di tutti i fornitori con tag Valid / Expiring / Expired. Filtri per categoria, tipo documento, buyer |
| Flussi compliance personalizzati (co-design): questionari per certificazioni qualità (ISO 9001, ISO 14001, IATF 16949), DURC, DUVRI, ESG, CBAM, CSDDD, certificati materiale |
| Invio massivo richieste: selezione multipla fornitori e invio simultaneo con link allo spazio condiviso |
| Warning pre-scadenza: alert automatici configurabili — 90, 60, 30, 15, 7 giorni prima della scadenza. Notifiche al buyer responsabile e al fornitore |
| Follow-up automatico AI: email di sollecito per documentazione mancante o scaduta, generate dall'AI e personalizzate. Tono progressivamente più urgente |
| Scadenze contratti: monitoraggio con warning pre-rinnovo per evitare rinnovi automatici non controllati |
| Vendor Rating integrato: il rispetto delle scadenze documentali alimenta automaticamente il vendor rating |
| AI verifica documenti: verifica automatica validità (es. DURC scaduto, ISO con data superata) con suggerimento accetta/rifiuta |
| Raccolta via email: il fornitore può rispondere alla notifica email allegando i documenti. L'AI li classifica automaticamente e aggiorna lo stato compliance |
| Scoring di compliance configurabile per ogni flusso, con report generabile e inviabile via email |
| Sollecito compliance con un click: invio richiesta di aggiornamento documenti scaduti o mancanti dalla lista compliance |
7. Modulo 5 — Supply Chain Automation
Ogni ordine sotto controllo, in automatico: conferme, solleciti e ritardi.
7.1 Order Management
Automazione delle conferme d'ordine e dei solleciti ai fornitori, con piena visibilità sugli ordini in corso, sullo stato in tempo reale e sui ritardi.
| Funzionalità |
|---|
| Dashboard ordini: vista tabellare con filtri per buyer, fornitore, stato, scadenza. Indicatori visivi per ordini critici o in ritardo. Ogni riga d'ordine mostra lo stato della conferma (attesa, ricevuta, scostamento) |
| KPI di testata sulla vista ordini: righe d'ordine totali, importo ordinato, righe in ritardo, in arrivo imminente, consegnate parzialmente, on time e con modifica richiesta |
| Lettura intelligente conferme d'ordine (AI): l'AI legge le email di conferma dei fornitori (PDF, Excel, testo libero), estrae date di consegna, quantità, prezzi e le collega automaticamente alla riga d'ordine corrispondente. Gestione scostamenti: se la conferma differisce dall'ordine (data, quantità, prezzo), il sistema segnala il delta e propone un'azione |
| Notifiche di sintesi multi-ordine: quando un fornitore risponde con una conferma che tocca più righe e più ordini, Compri genera un unico task con il dettaglio riga per riga delle variazioni (data, prezzo, quantità) e le azioni suggerite da approvare o rifiutare |
| Regole di conformità conferma (co-design): Compri verifica che la conferma contenga le informazioni minime richieste. Se la conferma è parziale o informale, il buyer deve intervenire. Se completa, l'ordine può passare a confermato con validazione semplificata |
| Validazione umana: il buyer accetta, rifiuta o contropropone la modifica suggerita prima che venga scritta sul gestionale. Nessuna modifica automatica senza approvazione esplicita |
| Sollecito automatico AI: selezione massiva righe d'ordine e generazione email personalizzate per fornitore. Schedulazione: solleciti pre-scadenza, alla scadenza, post-scadenza con escalation progressiva |
| Follow-up multi-livello: configurazione regole di sollecito per tipologia di ordine, fornitore e criticità. Esempio: sollecito gentile a -7 giorni, secondo sollecito a -3 giorni, escalation con responsabile a +1 giorno dal ritardo |
| Invio email da piattaforma: le comunicazioni partono da Compri con riferimenti puntuali all'ordine (numero OdA, riga, articolo, data richiesta). Il fornitore risponde alla stessa email e l'AI la intercetta |
| Interazione via email senza piattaforma: il buyer può rispondere direttamente alle email del fornitore senza aprire Compri. Il sistema legge il thread email e aggiorna la pagina delle azioni di conseguenza |
| Gestione offline: il buyer può bypassare il flusso email se ha già l'accordo col fornitore (telefono, WhatsApp, fornitore presente in sede). In quel caso aggiorna direttamente lo stato dell'ordine |
| Storico comunicazioni: ogni scambio con il fornitore è collegato alla riga d'ordine. Tracciabilità completa di chi ha scritto cosa e quando |
| Sincronizzazione ERP in lettura: ordini, righe, date, quantità, anagrafiche fornitori sincronizzati dal gestionale. Aggiornamento periodico configurabile |
| Sincronizzazione ERP in scrittura: aggiornamento automatico date consegna confermate sul gestionale dopo conferma del buyer. Compri è il master operativo |
| KPI in tempo reale: giorni di ritardo medio, OTD (On-Time Delivery), OTIF (On-Time In-Full), affidabilità per fornitore e per categoria. Trend storici |
| Gestione conferme parziali e split: se il fornitore conferma solo una parte della quantità o propone consegne split, il sistema gestisce le righe separate con date e quantità distinte |
| Versioning ordini: ogni modifica che coinvolge prezzo o quantità genera una nuova versione dell'ordine (V1, V2, V3...). Lo storico delle versioni è tracciato e consultabile |
| Alert ordini critici: notifiche configurabili per ordini in ritardo, conferme mancanti da oltre N giorni, scostamenti di prezzo superiori a soglia |
7.2 Transport Docs (rilascio Q4 '26)
| Funzionalità |
|---|
| Raccolta e lettura AI dei documenti di trasporto (DDT e documentazione di spedizione) inviati dai fornitori |
| Riconciliazione automatica delle quantità spedite con le righe d'ordine e aggiornamento dello stato di consegna |
| Archiviazione dei documenti di trasporto in Documents con collegamento a ordine e fornitore |
7.3 3-way matching (rilascio Q1 '27)
| Funzionalità |
|---|
| Riconciliazione automatica tra ordine, documento di trasporto/entrata merce e fattura fornitore |
| Evidenza degli scostamenti su prezzo e quantità con proposta di azione al buyer o alla funzione amministrativa |
| Gestione delle eccezioni con workflow di approvazione e tracciabilità completa |