Documentazione
Capitolato Tecnico Funzionale
Questo documento descrive le funzionalità della piattaforma Compri. Include tutti i moduli presenti in Compri, non solo quelli acquistati. Per i moduli inclusi in questa offerta, far riferimento al contratto.
Ultimo aggiornamento: 23/06/2026
1. Contesto e obiettivi
Compri è una piattaforma di procurement che automatizza i processi di acquisto attraverso agenti AI: gestisce ordini, qualifica fornitori, monitora le conferme d'ordine e gestisce la documentazione tecnica. Si integra con i sistemi ERP esistenti e si affianca al team acquisti senza sostituirne i processi.
1a. Pacchetto Visibilità
Oltre ai moduli core quotati, la piattaforma include un pacchetto base di visibilità che viene attivato automaticamente una volta completata l'integrazione dati.
| Modulo | Cosa fa |
|---|---|
| Analytics | Dashboard procurement con KPI su ordinato, consegnato, fatturato, categorie merceologiche. Filtri per periodo, fornitore, buyer. Integrazione AI per interrogare i dati in linguaggio naturale |
| Price Intelligence | Analisi andamento prezzi per articolo e fornitore nel tempo, confronto con indici di mercato, rilevamento anomalie e outlier |
| Vendor Management | Scheda fornitore unificata con stato operativo, trend storici, contatti, documenti. Vista centralizzata di tutti i fornitori attivi con KPI di servizio |
| Vendor Rating | Scoring fornitori su puntualità, completezza, non conformità, pagamenti. Scale e buffer personalizzabili per categoria |
| Procurement AI Assistant | Interfaccia conversazionale per interrogare dati di procurement: stato ordini, performance fornitori, andamento spesa, concentrazione volumi |
| Documents | Repository documentale centralizzato collegato a tutti i processi (ordini, onboarding, compliance). Tracciabilità e versioning |
1b. Moduli aggiuntivi
I seguenti moduli sono aggiunti al pacchetto base di visibilità.
| Modulo | Descrizione |
|---|---|
| Order Management | La piattaforma monitora con AI tutti gli ordini aperti, genera i solleciti, interpreta le risposte dei fornitori e aggiorna le date sul gestionale. Il buyer interviene solo per validare le modifiche proposte |
| RFQ / Gare d'offerta | Gestione gare con invio automatico, raccolta offerte e comparazione AI multi-fornitore |
| Intake Management / RDA | Punto d'ingresso unico per richieste d'acquisto con workflow approvativo configurabile |
| Onboarding e Compliance | Qualifica digitale dei fornitori, monitoraggio continuo delle scadenze documentali, invio campagne di survey ai fornitori |
| Insights | Scansione AI su documenti, ordini, spese per identificare opportunità di saving e anomalie |
| Contracts | Archivio contratti fornitori con analisi AI clausole, scadenze, sentiment |
| Supplier Scouting | Ricerca nuovi fornitori da database proprietario con filtri per geolocalizzazione e certificazioni |
2. Deep dive del pacchetto visibilità
2.1 Analytics
| Funzionalità |
|---|
| Dashboard "Ordinato vs Consegnato" con analisi delle quantità ordinate e consegnate, includendo KPI di ritardo, avanzamento e variazioni per categoria, buyer e fornitore |
| Visualizzazione dei volumi economici e quantitativi per categoria, commodity, buyer e fornitore, con drill-down fino al singolo ordine o documento |
| Filtri temporali personalizzabili (intervalli data, mensile, trimestrale, annuale) applicabili a tutte le viste analitiche |
| Indicatori sintetici di performance fornitori (puntualità, scostamenti, non conformità, contestazioni) |
| Esportazione dati in formato Excel, CSV e PDF per reportistica offline |
| Integrazione con AI Assistant per generazione di insight descrittivi, sintesi trend e interrogazioni in linguaggio naturale |
2.2 Price Intelligence
| Funzionalità |
|---|
| Analisi trend prezzi per commodity su dati ordinato e fatturato |
| Drill-down su singolo articolo o fornitore con andamento prezzi e volumi associati |
| Segnalazione di dati incoerenti (valori fuori range) con possibilità di correzione |
| Calcolo indice sintetico di trend prezzi per categoria o commodity |
| Modulo Categorie: per ogni categoria merceologica, speso ordinato/ricevuto/fatturato, classificazione ABC, PPV, numero linee e fornitori. Ricercabile, filtrabile, esportabile con colonne personalizzabili |
| Integrazione indici commodity per confronto dei prezzi di acquisto con i benchmark di mercato |
| Possibilità di integrazione con dati Cribis, D&B o altri provider esterni, acquistati separatamente dal cliente |
2.3 Vendor Management e Vendor Rating
| Funzionalità |
|---|
| Albo fornitori con anagrafica centralizzata e deduplica dei record |
| Mappa dei fornitori con visualizzazione geografica e filtro per area |
| Scheda fornitore con dati legali, contatti, categorie, documenti e certificazioni |
| KPI aggregati per fornitore: spesa totale, puntualità consegne, non conformità, contestazioni |
| Vendor Rating basato su criteri personalizzabili e pesi configurabili (KPI interni, valutazioni esterne, documenti) |
| Analisi storica e trend della performance su intervalli temporali selezionabili |
| Accesso ad azioni AI per sintesi della performance, alert su calo rating, suggerimenti correttivi |
| Note su ogni fornitore con log di eventi, modifiche, note organizzate da AI che legge le note ed estrae eventuali alert |
| Creazione nuovo fornitore direttamente da Compri (nome, P.IVA, indirizzo, valuta, categorie, termini di pagamento) senza passare dall'ERP |
| Stato di qualifica fornitore (qualificato/non qualificato): visibile su lista e scheda, aggiornato automaticamente al completamento dell'onboarding |
| Gestione contatti fornitore nella scheda dedicata con aggiunta, modifica, eliminazione |
| Indicazione dello stato di compliance sulla lista fornitori con stato documentale per verificare se ci sono certificazioni scadute |
| Possibilità di invio alert ai fornitori in caso di certificazioni in scadenza |
2.4 Procurement AI Assistant
| Funzionalità |
|---|
| Interrogazione dei dati di procurement tramite linguaggio naturale (domande su ordini, fornitori, prezzi) |
| Generazione insight e sintesi descrittive su performance, variazioni prezzi, anomalie |
| Supporto alla preparazione delle negoziazioni (brief storico fornitore, confronto offerte) |
| Esecuzione di task operativi (ricerca fornitori, redazione email, comparazione documenti) |
| Spiegabilità delle risposte tramite collegamento ai dati e metriche originali |
| Context-awareness: l'assistente conosce la pagina e l'entità in cui si trova l'utente e risponde in modo preciso senza spiegazioni manuali |
| Analisi dei documenti caricati in piattaforma |
| Grafici interattivi in chat: generazione automatica di grafici (barre, linee, torta, scatter) con drill-down cliccando sugli elementi |
| Accesso allo storico email analizzate e alle conferme d'ordine: ricerca conferme, verifica stato ordini, riepilogo per fornitore in linguaggio naturale |
| Azioni dirette dalla chat: creazione e aggiornamento task, composizione e invio email con UI di preview e conferma prima dell'invio |
| Modifica degli insight dalla chat: l'assistente ri-verifica i dati, mostra il calcolo aggiornato e modifica l'insight solo dopo conferma esplicita dell'utente |
| Supporto multilingua: risposte nella lingua dell'utente in tutte le azioni inclusi i pulsanti di azione suggeriti |
2.5 Documents
| Funzionalità |
|---|
| Elenco di tutti i documenti utilizzati in Compri |
| Richiamo dei documenti quando serve senza necessità di nuovo caricamento dal proprio computer |
| Categorizzazione dei documenti per tipologia |
| Gestione di eventuali date di scadenza dei documenti con relativi alert e reminder ai fornitori |
| Documenti raccolti tramite onboarding o survey compliance salvati automaticamente nell'anagrafica fornitore con categorizzazione e generazione di un task in homepage |
| OCR avanzato: estrazione accurata da PDF multi-pagina, incluse note di consegna a piè di pagina applicate correttamente a tutte le righe d'ordine |
3. Deep dive dei moduli aggiuntivi
3.1 Order Management
| Funzionalità |
|---|
| Dashboard ordini: vista tabellare con filtri per buyer, fornitore, stato, scadenza. Indicatori visivi per ordini critici o in ritardo. Ogni riga d'ordine mostra lo stato della conferma (attesa, ricevuta, scostamento) |
| Lettura intelligente conferme d'ordine (AI): l'AI legge le email di conferma dei fornitori (PDF, Excel, testo libero), estrae date di consegna, quantità, prezzi e le collega automaticamente alla riga d'ordine corrispondente. Se la conferma differisce dall'ordine, il sistema segnala il delta e propone un'azione |
| Regole di conformità conferma (co-design): Compri verifica che la conferma contenga le informazioni minime richieste. Se la conferma è parziale o informale, il buyer deve intervenire. Se completa, l'ordine può passare a "confermato" con validazione semplificata |
| Validazione umana: il buyer accetta, rifiuta o contropropone la modifica suggerita prima che venga scritta sul gestionale. Nessuna modifica automatica senza approvazione esplicita |
| Sollecito automatico AI: selezione massiva righe d'ordine e generazione email personalizzate per fornitore. Non template statici ma email generate dall'AI sulla base del contesto (ritardo, urgenza, storico). Schedulazione con escalation progressiva |
| Follow-up multi-livello: configurazione regole di sollecito per tipologia di ordine, fornitore e criticità |
| Invio email da piattaforma: le comunicazioni partono da Compri con riferimenti puntuali all'ordine. Il fornitore risponde alla stessa email e l'AI la intercetta |
| Interazione via email senza piattaforma: il buyer può rispondere direttamente alle email del fornitore senza aprire Compri. Il sistema legge il thread email e aggiorna la pagina delle azioni di conseguenza |
| Gestione offline: il buyer può bypassare il flusso email se ha già l'accordo col fornitore (telefono, WhatsApp, fornitore presente in sede) |
| Storico comunicazioni: ogni scambio con il fornitore è collegato alla riga d'ordine. Tracciabilità completa di chi ha scritto cosa e quando |
| Sincronizzazione ERP in lettura: ordini, righe, date, quantità, anagrafiche fornitori sincronizzati dal gestionale. Aggiornamento periodico configurabile |
| Sincronizzazione ERP in scrittura: aggiornamento automatico date consegna confermate sul gestionale dopo conferma del buyer. Compri è il master operativo |
| KPI in tempo reale: giorni di ritardo medio, OTD (On-Time Delivery), OTIF (On-Time In-Full), affidabilità per fornitore e per categoria. Trend storici |
| Gestione conferme parziali e split: se il fornitore conferma solo una parte della quantità o propone consegne split, il sistema gestisce le righe separate con date e quantità distinte |
| Versioning ordini: ogni modifica che coinvolge prezzo o quantità genera una nuova versione dell'ordine (V1, V2, V3...). La variazione di sola data non genera nuova versione |
| Alert ordini critici: notifiche configurabili per ordini in ritardo, conferme mancanti da oltre N giorni, scostamenti di prezzo superiori a soglia |
3.2 RFQ / Gare d'offerta
| Funzionalità |
|---|
| Creazione richieste di offerta (RFQ) con parametri economici e tecnici |
| Caricamento singolo o massivo di item, codificati e non, da includere nella gara |
| Invito fornitori con suggerimento dell'AI |
| Invio richiesta e raccolta risposte con centralizzazione nel sistema |
| Confronto comparativo delle offerte con criteri oggettivi |
| Inserimento articoli non ancora codificati (nome + descrizione) in fase di creazione RFQ, senza necessità che l'articolo sia presente a sistema |
3.3 Intake Management / RDA
| Funzionalità |
|---|
| Creazione e gestione richieste d'acquisto con supporto a prodotti e servizi, con campi personalizzabili |
| Assistenza guidata tramite AI per la compilazione corretta delle richieste |
| Gestione di workflow approvativi configurabili con logiche differenziate |
| Monitoraggio in tempo reale dello stato iterativo della richiesta (in attesa, approvata, respinta, richiesta integrazione), con tracciamento dei passaggi e dei responsabili |
| Log attività e storico revisioni della richiesta, comprensivi di modifiche, commenti interni e allegati |
| Note dell'approvatore in fase di approvazione o rifiuto, visibili nella card RDA e nelle email di notifica |
| Email di approvazione sequenziali: ogni livello viene notificato solo dopo la conferma del precedente |
3.4 Onboarding
| Funzionalità |
|---|
| Onboarding digitale: il fornitore riceve un link, compila il questionario e carica i documenti senza registrarsi alla piattaforma |
| Flow configurabili per categoria: flussi distinti per fornitore diretto, indiretto, critico con sezioni e campi obbligatori differenziati |
| Reviewer per sezione: responsabili diversi per area (Qualità, Ambiente, Finance) con workflow Accept / With Reserve / Decline |
| Punteggio e validità: scoring per area, overall check e data di scadenza dell'onboarding |
| Output PDF riepilogativo: documento scaricabile con risposte, valutazioni e log approvativo |
| AI scansione documenti: verifica automatica validità dei documenti caricati (es. certificato ISO scaduto). Suggerimenti accetta/rifiuta |
| Documenti riservati (INT): area interna per report audit e note non condivise col fornitore |
| Modifica delle categorie associate all'onboarding in corso con aggiornamento automatico delle domande del questionario |
| Pre-caricamento documenti standard: documenti ricorrenti pre-caricati di default per ogni nuovo onboarding (es. visure, DURC, ISO) |
| Reviewer di default configurabili per ogni sezione |
| Link all'albo fornitori automatico al completamento: il sistema collega l'onboarding all'anagrafica fornitore tramite P.IVA, lo marca come qualificato e propone di crearlo se non esiste |
3.5 Compliance
| Funzionalità |
|---|
| Dashboard compliance: stato di tutti i fornitori con tag Valid / Expiring / Expired. Filtri per categoria, tipo documento, buyer |
| Flussi compliance personalizzati (co-design): questionari per certificazioni qualità (ISO 9001, ISO 14001, IATF 16949), DURC, DUVRI, ESG, certificati materiale |
| Invio massivo richieste: selezione multipla fornitori e invio simultaneo con link allo spazio condiviso |
| Warning pre-scadenza: alert automatici configurabili — 90, 60, 30, 15, 7 giorni prima della scadenza. Notifiche al buyer responsabile e al fornitore |
| Follow-up automatico AI: email di sollecito per documentazione mancante o scaduta, generate dall'AI e personalizzate. Tono progressivamente più urgente |
| Scadenze contratti: monitoraggio con warning pre-rinnovo per evitare rinnovi automatici non controllati |
| Vendor Rating integrato: il rispetto delle scadenze documentali alimenta automaticamente il vendor rating |
| AI verifica documenti: verifica automatica validità (es. DURC scaduto, ISO con data superata) con suggerimento accetta/rifiuta |
| Raccolta via email: il fornitore può rispondere alla notifica email allegando i documenti. L'AI li classifica automaticamente e aggiorna lo stato compliance |
| Scoring di compliance configurabile per ogni flusso, con report generabile e inviabile via email |
| Sollecito compliance con un click: invio richiesta di aggiornamento documenti scaduti o mancanti dalla lista compliance |
3.6 Insights
| Funzionalità |
|---|
| Opportunità identificate da AI che scansiona costantemente i dati di spesa e i documenti |
| Suggerimenti da AI in base a best practice o regole di ingaggio specifiche definite dai clienti |
| Centralizzazione e monitoraggio di iniziative di saving con tracciamento end-to-end |
| Reportistica centralizzata |
| Note collaborative per favorire la comunicazione tra i buyer |
| AI News Agent: raccolta automatica settimanale di notizie rilevanti per il cliente, personalizzate per mercato e settore, visibili come task nella Home Page |
3.7 Contracts
| Funzionalità |
|---|
| Bacheca intelligente che permette di visualizzare e filtrare i contratti in base al loro stato operativo |
| Storico contrattuale con accesso immediato a tutti i documenti passati per ogni fornitore |
| Possibilità di pianificare interventi specifici sui contratti (es. caricamento nuovi documenti, solleciti) |
| Analisi dei contenuti con AI con analisi delle clausole chiave, proposta di miglioramenti o punti di tutela |
| Generazione automatica di riassunti che evidenziano date di scadenza, termini di preavviso (es. 60 giorni per il recesso) e costi previsti |
3.8 Supplier Scouting
| Funzionalità |
|---|
| Identificazione e scouting di fornitori per nuove opportunità di cooperazione in modo rapido ed efficiente, superando i limiti del parco fornitori esistente |
| Supporto dell'AI con query in linguaggio naturale per descrivere esattamente ciò di cui ha bisogno |
| Compri interroga un database proprietario costantemente arricchito tramite lo scraping dei siti web aziendali e l'integrazione di nuove fonti di mercato |
| Filtri avanzati sui risultati di ricerca (area geografica, certificazioni, capability tecniche) |