Capitolato Tecnico Funzionale

Compri è una piattaforma di procurement che automatizza i processi di acquisto attraverso agenti AI: gestisce ordini, qualifica fornitori, monitora le conferme d'ordine e gestisce la documentazione tecnica. Si integra con i sistemi ERP esistenti e si affianca al team acquisti senza sostituirne i processi.

Oltre ai moduli core quotati, la piattaforma include un pacchetto base di visibilità che viene attivato automaticamente una volta completata l'integrazione dati.

Analytics

Dashboard procurement con KPI su ordinato, consegnato, fatturato, categorie merceologiche. Filtri per periodo, fornitore, buyer. Integrazione AI per interrogare i dati in linguaggio naturale.

Price Intelligence

Analisi andamento prezzi per articolo e fornitore nel tempo, confronto con indici di mercato, rilevamento anomalie e outlier.

Vendor Management

Scheda fornitore unificata con stato operativo, trend storici, contatti, documenti. Vista centralizzata di tutti i fornitori attivi con KPI di servizio.

Vendor Rating

Scoring fornitori su puntualità, completezza, non conformità, pagamenti. Scale e buffer personalizzabili per categoria.

Procurement AI Assistant

Interfaccia conversazionale per interrogare dati di procurement: stato ordini, performance fornitori, andamento spesa, concentrazione volumi.

Documents

Repository documentale centralizzato collegato a tutti i processi (ordini, onboarding, compliance). Tracciabilità e versioning.

Order Management

La piattaforma monitora con AI tutti gli ordini aperti, genera i solleciti, interpreta le risposte dei fornitori e aggiorna le date sul gestionale. Il buyer interviene solo per validare le modifiche proposte.

RFQ / Gare d'offerta

Gestione gare con invio automatico, raccolta offerte e comparazione AI multi-fornitore.

Intake Management / RDA

Punto d'ingresso unico per richieste d'acquisto con workflow approvativo configurabile.

Onboarding e Compliance

Qualifica digitale dei fornitori, monitoraggio continuo delle scadenze documentali, invio campagne di survey ai fornitori.

Insights

Scansione AI su documenti, ordini, spese per identificare opportunità di saving e anomalie.

Contracts

Archivio contratti fornitori con analisi AI clausole, scadenze, sentiment.

Supplier Scouting

Ricerca nuovi fornitori da database proprietario con filtri per geolocalizzazione e certificazioni.

2.1 Analytics

• Dashboard "Ordinato vs Consegnato" con analisi delle quantità ordinate e consegnate, includendo KPI di ritardo, avanzamento e variazioni per categoria, buyer e fornitore
• Visualizzazione dei volumi economici e quantitativi per categoria, commodity, buyer e fornitore, con drill-down fino al singolo ordine o documento
• Filtri temporali personalizzabili (intervalli data, mensile, trimestrale, annuale) applicabili a tutte le viste analitiche
• Indicatori sintetici di performance fornitori (puntualità, scostamenti, non conformità, contestazioni)
• Esportazione dati in formato Excel, CSV e PDF per reportistica offline
• Integrazione con AI Assistant per generazione di insight descrittivi, sintesi trend e interrogazioni in linguaggio naturale

2.2 Price Intelligence

• Analisi trend prezzi per commodity su dati ordinato e fatturato
• Drill-down su singolo articolo o fornitore con andamento prezzi e volumi associati
• Segnalazione di dati incoerenti (valori fuori range) con possibilità di correzione
• Calcolo indice sintetico di trend prezzi per categoria o commodity
• Modulo Categorie: per ogni categoria merceologica, speso ordinato/ricevuto/fatturato, classificazione ABC, PPV, numero linee e fornitori. Ricercabile, filtrabile, esportabile con colonne personalizzabili
• Integrazione indici commodity per confronto dei prezzi di acquisto con i benchmark di mercato
• Analisi rischio finanziario fornitori tramite dati Dun & Bradstreet: credit rating, PAYDEX score, rischio insolvenza, struttura del gruppo societario

2.3 Vendor Management e Vendor Rating

• Albo fornitori con anagrafica centralizzata e deduplica dei record
• Mappa dei fornitori con visualizzazione geografica e filtro per area
• Scheda fornitore con dati legali, contatti, categorie, documenti e certificazioni
• KPI aggregati per fornitore: spesa totale, puntualità consegne, non conformità, contestazioni
• Vendor Rating basato su criteri personalizzabili e pesi configurabili (KPI interni, valutazioni esterne, documenti)
• Analisi storica e trend della performance su intervalli temporali selezionabili
• Accesso ad azioni AI per sintesi della performance, alert su calo rating, suggerimenti correttivi
• Note su ogni fornitore con log di eventi, modifiche, note organizzate da AI che legge le note ed estrae eventuali alert
• Creazione nuovo fornitore direttamente da Compri (nome, P.IVA, indirizzo, valuta, categorie, termini di pagamento) senza passare dall'ERP
• Stato di qualifica fornitore (qualificato/non qualificato): visibile su lista e scheda, aggiornato automaticamente al completamento dell'onboarding
• Gestione contatti fornitore nella scheda dedicata con aggiunta, modifica, eliminazione
• Indicazione dello stato di compliance sulla lista fornitori con stato documentale per verificare se ci sono certificazioni scadute
• Possibilità di invio alert ai fornitori in caso di certificazioni in scadenza

2.4 Procurement AI Assistant

• Interrogazione dei dati di procurement tramite linguaggio naturale (domande su ordini, fornitori, prezzi)
• Generazione insight e sintesi descrittive su performance, variazioni prezzi, anomalie
• Supporto alla preparazione delle negoziazioni (brief storico fornitore, confronto offerte)
• Esecuzione di task operativi (ricerca fornitori, redazione email, comparazione documenti)
• Spiegabilità delle risposte tramite collegamento ai dati e metriche originali
• Context-awareness: l'assistente conosce la pagina e l'entità in cui si trova l'utente e risponde in modo preciso senza spiegazioni manuali
• Analisi dei documenti caricati in piattaforma
• Grafici interattivi in chat: generazione automatica di grafici (barre, linee, torta, scatter) con drill-down cliccando sugli elementi
• Accesso allo storico email analizzate e alle conferme d'ordine: ricerca conferme, verifica stato ordini, riepilogo per fornitore in linguaggio naturale
• Azioni dirette dalla chat: creazione e aggiornamento task, composizione e invio email con UI di preview e conferma prima dell'invio
• Modifica degli insight dalla chat: l'assistente ri-verifica i dati, mostra il calcolo aggiornato e modifica l'insight solo dopo conferma esplicita dell'utente
• Supporto multilingua: risposte nella lingua dell'utente in tutte le azioni inclusi i pulsanti di azione suggeriti

2.5 Documents

• Elenco di tutti i documenti utilizzati in Compri
• Richiamo dei documenti quando serve senza necessità di nuovo caricamento dal proprio computer
• Categorizzazione dei documenti per tipologia
• Gestione di eventuali date di scadenza dei documenti con relativi alert e reminder ai fornitori
• Documenti raccolti tramite onboarding o survey compliance salvati automaticamente nell'anagrafica fornitore con categorizzazione e generazione di un task in homepage
• OCR avanzato: estrazione accurata da PDF multi-pagina, incluse note di consegna a piè di pagina applicate correttamente a tutte le righe d'ordine

3.1 Order Management

• Dashboard ordini: vista tabellare con filtri per buyer, fornitore, stato, scadenza. Indicatori visivi per ordini critici o in ritardo. Ogni riga d'ordine mostra lo stato della conferma (attesa, ricevuta, scostamento)
• Lettura intelligente conferme d'ordine (AI): l'AI legge le email di conferma dei fornitori (PDF, Excel, testo libero), estrae date di consegna, quantità, prezzi e le collega automaticamente alla riga d'ordine corrispondente. Se la conferma differisce dall'ordine, il sistema segnala il delta e propone un'azione
• Regole di conformità conferma (co-design): Compri verifica che la conferma contenga le informazioni minime richieste. Se la conferma è parziale o informale, il buyer deve intervenire. Se completa, l'ordine può passare a "confermato" con validazione semplificata
• Validazione umana: il buyer accetta, rifiuta o contropropone la modifica suggerita prima che venga scritta sul gestionale. Nessuna modifica automatica senza approvazione esplicita
• Sollecito automatico AI: selezione massiva righe d'ordine e generazione email personalizzate per fornitore. Non template statici ma email generate dall'AI sulla base del contesto (ritardo, urgenza, storico). Schedulazione con escalation progressiva
• Follow-up multi-livello: configurazione regole di sollecito per tipologia di ordine, fornitore e criticità
• Invio email da piattaforma: le comunicazioni partono da Compri con riferimenti puntuali all'ordine. Il fornitore risponde alla stessa email e l'AI la intercetta
• Interazione via email senza piattaforma: il buyer può rispondere direttamente alle email del fornitore senza aprire Compri. Il sistema legge il thread email e aggiorna la pagina delle azioni di conseguenza
• Gestione offline: il buyer può bypassare il flusso email se ha già l'accordo col fornitore (telefono, WhatsApp, fornitore presente in sede)
• Storico comunicazioni: ogni scambio con il fornitore è collegato alla riga d'ordine. Tracciabilità completa di chi ha scritto cosa e quando
• Sincronizzazione ERP in lettura: ordini, righe, date, quantità, anagrafiche fornitori sincronizzati dal gestionale. Aggiornamento periodico configurabile
• Sincronizzazione ERP in scrittura: aggiornamento automatico date consegna confermate sul gestionale dopo conferma del buyer. Compri è il master operativo
• KPI in tempo reale: giorni di ritardo medio, OTD (On-Time Delivery), OTIF (On-Time In-Full), affidabilità per fornitore e per categoria. Trend storici
• Gestione conferme parziali e split: se il fornitore conferma solo una parte della quantità o propone consegne split, il sistema gestisce le righe separate con date e quantità distinte
• Versioning ordini: ogni modifica che coinvolge prezzo o quantità genera una nuova versione dell'ordine (V1, V2, V3...). La variazione di sola data non genera nuova versione
• Alert ordini critici: notifiche configurabili per ordini in ritardo, conferme mancanti da oltre N giorni, scostamenti di prezzo superiori a soglia

3.2 RFQ / Gare d'offerta

• Creazione richieste di offerta (RFQ) con parametri economici e tecnici
• Caricamento singolo o massivo di item, codificati e non, da includere nella gara
• Invito fornitori con suggerimento dell'AI
• Invio richiesta e raccolta risposte con centralizzazione nel sistema
• Confronto comparativo delle offerte con criteri oggettivi
• Inserimento articoli non ancora codificati (nome + descrizione) in fase di creazione RFQ, senza necessità che l'articolo sia presente a sistema

3.3 Intake Management / RDA

• Creazione e gestione richieste d'acquisto con supporto a prodotti e servizi, con campi personalizzabili
• Assistenza guidata tramite AI per la compilazione corretta delle richieste
• Gestione di workflow approvativi configurabili con logiche differenziate
• Monitoraggio in tempo reale dello stato iterativo della richiesta (in attesa, approvata, respinta, richiesta integrazione), con tracciamento dei passaggi e dei responsabili
• Log attività e storico revisioni della richiesta, comprensivi di modifiche, commenti interni e allegati
• Note dell'approvatore in fase di approvazione o rifiuto, visibili nella card RDA e nelle email di notifica
• Email di approvazione sequenziali: ogni livello viene notificato solo dopo la conferma del precedente

3.4 Onboarding

• Onboarding digitale: il fornitore riceve un link, compila il questionario e carica i documenti senza registrarsi alla piattaforma
• Flow configurabili per categoria: flussi distinti per fornitore diretto, indiretto, critico con sezioni e campi obbligatori differenziati
• Reviewer per sezione: responsabili diversi per area (Qualità, Ambiente, Finance) con workflow Accept / With Reserve / Decline
• Punteggio e validità: scoring per area, overall check e data di scadenza dell'onboarding
• Output PDF riepilogativo: documento scaricabile con risposte, valutazioni e log approvativo
• AI scansione documenti: verifica automatica validità dei documenti caricati (es. certificato ISO scaduto). Suggerimenti accetta/rifiuta
• Documenti riservati (INT): area interna per report audit e note non condivise col fornitore
• Modifica delle categorie associate all'onboarding in corso con aggiornamento automatico delle domande del questionario
• Pre-caricamento documenti standard: documenti ricorrenti pre-caricati di default per ogni nuovo onboarding (es. visure, DURC, ISO)
• Reviewer di default configurabili per ogni sezione
• Link all'albo fornitori automatico al completamento: il sistema collega l'onboarding all'anagrafica fornitore tramite P.IVA, lo marca come qualificato e propone di crearlo se non esiste

3.4 Compliance

• Dashboard compliance: stato di tutti i fornitori con tag Valid / Expiring / Expired. Filtri per categoria, tipo documento, buyer
• Flussi compliance personalizzati (co-design): questionari per certificazioni qualità (ISO 9001, ISO 14001, IATF 16949), DURC, DUVRI, ESG, certificati materiale
• Invio massivo richieste: selezione multipla fornitori e invio simultaneo con link allo spazio condiviso
• Warning pre-scadenza: alert automatici configurabili — 90, 60, 30, 15, 7 giorni prima della scadenza. Notifiche al buyer responsabile e al fornitore
• Follow-up automatico AI: email di sollecito per documentazione mancante o scaduta, generate dall'AI e personalizzate. Tono progressivamente più urgente
• Scadenze contratti: monitoraggio con warning pre-rinnovo per evitare rinnovi automatici non controllati
• Vendor Rating integrato: il rispetto delle scadenze documentali alimenta automaticamente il vendor rating
• AI verifica documenti: verifica automatica validità (es. DURC scaduto, ISO con data superata) con suggerimento accetta/rifiuta
• Raccolta via email: il fornitore può rispondere alla notifica email allegando i documenti. L'AI li classifica automaticamente e aggiorna lo stato compliance
• Scoring di compliance configurabile per ogni flusso, con report generabile e inviabile via email
• Sollecito compliance con un click: invio richiesta di aggiornamento documenti scaduti o mancanti dalla lista compliance

3.5 Insights

• Opportunità identificate da AI che scansiona costantemente i dati di spesa e i documenti
• Suggerimenti da AI in base a best practice o regole di ingaggio specifiche definite dai clienti
• Centralizzazione e monitoraggio di iniziative di saving con tracciamento end-to-end
• Reportistica centralizzata
• Note collaborative per favorire la comunicazione tra i buyer
• AI News Agent: raccolta automatica settimanale di notizie rilevanti per il cliente, personalizzate per mercato e settore, visibili come task nella Home Page

3.6 Contracts

• Bacheca intelligente che permette di visualizzare e filtrare i contratti in base al loro stato operativo
• Storico contrattuale con accesso immediato a tutti i documenti passati per ogni fornitore
• Possibilità di pianificare interventi specifici sui contratti (es. caricamento nuovi documenti, solleciti)
• Analisi dei contenuti con AI con analisi delle clausole chiave, proposta di miglioramenti o punti di tutela
• Generazione automatica di riassunti che evidenziano date di scadenza, termini di preavviso (es. 60 giorni per il recesso) e costi previsti

3.7 Supplier Scouting

• Identificazione e scouting di fornitori per nuove opportunità di cooperazione in modo rapido ed efficiente, superando i limiti del parco fornitori esistente
• Supporto dell'AI con query in linguaggio naturale per descrivere esattamente ciò di cui ha bisogno
• Compri interroga un database proprietario costantemente arricchito tramite lo scraping dei siti web aziendali e l'integrazione di nuove fonti di mercato
• Filtri avanzati sui risultati di ricerca (area geografica, certificazioni, capability tecniche)